Multitasking je zabijak efektivity

Nič také ako multitasking neexistuje. Som presvedčená, že nedokážeme robiť viac ako jednu vec súbežne poriadne. Teda okrem momentu, kedy nám perie práčka alebo susí sušička prádlo … skrátka, kým čakanie na nejaký prístroj, nevyplníme nejakou inou činnosťou. A ani vtedy to nie je multitasking, pretože my môžeme robiť niečo iné, no opäť jednu vec.

Zadania, zadania, zadania

Neviem, ako ste na tom vy, ale ja mám kancelársku prácu, ktorá si vyžaduje aj stretnutia a veľa telefonátov. Už dávno som pochopila, že stretnutia sú o tom, aby sme sa stretli zoči-voči, navnímali atmosféru a na hrubo si povedali, čo treba robiť. Prečo si to myslím? Pretože 99% mojich pracovných stretnutí sa končí vetou: „Pošli mi to do e-mailu.“ A vtedy sa to stáva dohodnutým zadaním, na ktorom sa reálne pracuje.

Telefonické zadania sú zradné. U mňa sa bežne stáva, že som mimo kancelárie, poznámkového bloku a robím iný „task“, teda aj ja sama chápem, že keď niekomu volám s prosbou, kým sa z nej nestane písomná verzia, akoby tento „task“ (zadanie) ani neexistoval. Niekedy píšem sama sebe emailové správy, aby som si takto poznačila svojím systémom, že treba niečo vybaviť.

Prečo preferujem e-mail? Jednoducho preto, že som si navykla, že e-mailové správy riešim za počítačom a z inboxu sa presúvajú do archívu alebo do koša až po tom, ako je toto zadanie splnené alebo delegované na niekoho iného.

Efektivita práce a jej meranie

Už mávam celkom slušný odhad na to, koľko emailových správ mi denne pristane v mailboxe. Keďže moje ciele pred odchodom na víkend sú zvyčajne vo forme „maximálne 20 e-mailov“, tak si podľa toho viem nastaviť aj meranie svojej efektivity a nič ma nemôže rozhodiť.

Teda môže – telefonické zadanie o 16:00, keď už ja som v móde oddychu, lebo moje ciele na dnešný deň sú splnené. Rovnako tak to v prípade neohláseného zadania (rozumej – áno, budem to posielať až popoludní a potrebujem to do 18:00 – s tým sa viem stotožniť, lebo si nenaplánujem napr. fitko) beriem trochu ako neúctu voči človeku a sama to nerada robím a vopred som zmierená s tým, že sa mi moje zadanie môže vyplniť až na nasledujúci deň (pokiaľ nie je príliš komplikované).

Rovnako tak si myslím, že je potrebné rešpektovať to, že druhá osoba nie je v práci iba kvôli nám osobne a má aj iné úlohy. Sama som to zažila, a nebol to najšťastnejší stav, kedy môj denný harmonogram v práci vyzeral tak, že iba 15-20% práce som si vedela naplánovať sama, ostatné boli „včera-bolo-neskoro“ úlohy kolegov, ktorí mi včas nedali zadanie. Hádajte, kto bol v najväčšom strese? No predsa ja, nie oni.

Work-Life Balance

… a tak som jedného dňa prehodnotila svoje fungovanie. Radšej si ráno privstanem a vyriešim všetky svoje úlohy, ktoré mám na ten deň naplánované, skôr ako začne zvoniť telefón. Jednak už o tej 11:00 viem, že deň bol aspoň trochu efektívny a moje základné úlohy sú splnené. Toto nastavenie je o to dôležitejšie, že časť mojej práce je vysoko kreatívna a potrebujem k nej určitý „mind-set“. Niekedy už po prvom stresujúcom telefonáte nie som schopná napísať pekný, zrozumiteľný text a cítim, že radšej to zabalím a budem sa tomu venovať pri tom správnom nastavení.

Nastavenie pravidiel je moja úloha. Nikto nevie reálne zhodnotiť, kedy ešte som nakopnutá endorfínmi, kedy sa uchyľujem k úlohám, ktoré nevyžadujú kreatívnu časť môjho ja, kedy sa potrebujem zavrieť pred svetom, aby som upokojila a nastavila svoj „mind-set“. Ostatným len môžem povedať reálne deadliny, do kedy som schopná svoju prácu zodpovedne prijať a splniť. Všetko je o komunikácii a keď ľudia okolo mňa pochopili, že takto sa k svojmu výsledku dopracujú rýchlejšie, môj balans začali aj rešpektovať.

Vyhodnotenie dňa / týždňa / mesiaca

Niekedy mávam lenivé dni. Áno, aj tie pracovné. Niekedy sa mi proste nechce a kým bežní zamestnanci ich musia „odsedieť“ v kancelárii, ja mám to neskutočné šťastie, že v kancelárii sedieť nemusím. Vtedy sa venujem veciam ako upratovanie, ktoré mi pomôže moje rozlietané myšlienky upokojiť a hoci nepracujem „v práci“, pracujem „doma“ a vidím okamžité výsledky. Niekedy je totiž moja práca potrebná aj po večeroch alebo cez víkend a toto je taká malá kompenzácia.

Snažím sa teda vyhodnocovať svoje pracovné aktivity skôr na týždňovej báze, pretože ak všetky úlohy splním za tri dni a dva mám lenivé, tak je to v podstate úspešný týždeň. Som zameraná na efektivitu, nie na hodiny za počítačom. A to je jedna z výhod podnikania na vlastné triko. Aj to však malo svoju históriu a nie vždy to bolo tak. V začiatkoch sa bolo potrebné inak obracať, aby som sa k tomuto stavu dopracovala. To je však už iný príbeh.

Tip pre vás: Petr Ludwig – Konec prokrastinace